Némi szünet után itt egy újabb bejegyzés. Nem azért nem írtam az elmúlt kb. egy évben, mert nem volt mit, egyszerűen csak lusta voltam. :)

Az egyik első bejegyzés az érdekekről szólt, hogy egy kiszervezett IT üzemeltetés esetében mik az érdekeik az egyes résztvevőknek. A Sandbox ugye szeretné az IT-t olcsóbban, de (legalább) azonos színvonalon üzemeltetni, az ITS pedig egyszerűen szeretné minél lejjebb szorítani a kiadásait, és minél feljebb a bevételeit.

Ehhez pedig jól jön néhány trükk, amivel mutatni tudja a Sandbox vezetői felé, hogy mennyire jó és fontos munkát végez.

A kulcsszó: Projekt. Minél több sikeres projektet tud az ITS felmutatni a Sandbox felé, annál inkább bizonyítja, hogy jó döntés volt nekik adni az IT üzemeltetését. És hogy mitől sikeres egy projekt? Egyszerű: van neve, és időben lezárul. Ergo jó sok projektet kell kitalálni és megvalósítani (legalább papíron), mert így a Sandbox vezetősége felé lehet mutatni, hogy az idén 56 új globális projekt volt, és ezek mindegyike időben lezárult, tehát igenis megérdemeli az ITS a pénzét. Ráadásul minden projektnél van külön projekt-menedzser, projekt-budget, stb., ami ugye megint plusz költség, és ki lehet fizettetni a Sandbox-szal. Ha máshogy nem, egy kicsit magasabb havidíjjal.

Az, hogy ebből az 56 projektből kb. 50 teljesen felesleges volt, 45 pedig egyenesen hátráltatja a munkát, fura, de senkit nem érdekel. A Sandbox felső vezetése soha nem találkozik ezekkel a problémákkal. Először is ők a legjobb eszközöket kapják, amik a legtöbb esetben semmiféle globális sztenderdnek nem felelnek meg (pl. a globális sztenderd HP gépeken futó cég által testreszabott Windows 8.1, a felső vezetők pedig Mac-et használnak, gyári OS-sel, mert az trendi, és mert az egyszerűbb nekik). Ha mégis sima céges rendszert használnak, akkor a legkisebb problémánál is a legjobb emberek rohannak, és oldják meg a problémáikat, időt és pénzt nem kímélve. Ha kell, akkor lecserélik az egy hónapos gépét egy vadonat újra. Ja, és persze nekik mindig lesz "approved exception request", hogy ne kelljen használniuk azokat a kötelező szoftvereket/rendszereket, amik csak hátráltatják a munkát, de egy nagyszerű, és "sikeres" ITS projekt részeként kerültek bevezetésre. A sima alkalmazottak problémái pedig soha nem fognak eléjük kerülni, ahhoz túl messze vannak. Ráadásul a ranglétrán kicsivel feljebb lévő menedzsereknek sem érdekük felhozni a problémát, hiszen a végén még azt mondja valaki, hogy ő nem tudja kellőképpen menedzselni a csapatát. Egyszerűbb utasítani az alkalmazottakat, hogy végezzék el a munkát, és kész. Ha több időbe kerül, mint eddig (hála a "fejlesztéseknek"), akkor több időbe kerül. A felső vezetés pedig megint csak azt látja, hogy a munka el van végezve, tehát az ITS is jól végzi a dolgát. Ráadásul ahhoz képest, hogy mennyi új és hasznos dolgot vezetnek be, olcsón.

Egy példa erejéig térjünk vissza a feljebb említett projektekhez. Említettem, hogy mindennél fontosabb, hogy egy projekt időben lezáródjon, mert az azt jelenti, hogy nem volt semmi probléma, minden az előzetes tervek szerint működött. Hogy működik ez a valóságban?

Nézzük mondjuk a következő projektet: A Office 2007 verzió automatikus frissítése a gépeken Office 2013-ra.
Az egészet szépen megtervezik, a Microsoft saját központi menedzsment rendszerével fogják frissíteni a gépeken a szoftvert. A projekt papíron teljes siker: a számítógépekre kiküldött csomag eléri azokat, és el is indul hiba nélkül. Ekkor a rendszer már "Successful", azaz sikeres státuszúnak jelzi az adott csomagot, tehát minden rendben van. A Sandbox vezetőségének küldött riportban biztosan. A valóság azonban így néz ki:

• Az érintett gépek kb 20%-nál a csomag elindul, eltávolítja a régi Office-t, majd telepíti az újat.
• Kb 30%-nál a gép meg sem kapja a csomagot, valószínűleg ki se lett szórva rá, mert az ITS eleve a frissítendő gépek listáját sem képes rendesen összeállítani.
• Kb. 40%-nál a csomag elindul, eltávolítja az Office-t, és ennyi. A user ott áll Outlook, Word és Excel nélkül, amit kézzel kell telepíteni a helyi IT-nak. Ez persze időbe kerül, főleg, hogy sok gépnél történik egyszerre.
• A maradék kb 10%-nál egyéb hiba történik, például nem törli le a régi Office-t, csak telepíti mellé (!) az újat, ezáltal egyik sem fog működni rendesen; a már korábban telepített Office 2013-at törli le és telepíti (vagy nem) ugyanazt a verziót, és persze néhány esetben hibaüzenettel leáll a csomag (ilyenkor megy a levél a helyi IT-nak, hogy ezeket a gépeket is frissítsék kézzel).

Látható, hogy a projekt 20%-os siker, vagy még inkább 80%-os kudarc, ami egy iskolában még a legmegengedőbb osztályzásnál sem üti meg a kettes alát sem. A vezetőségnek küldött riport azonban azt mutatja, hogy a kiosztott gépek 97%-nál hibátlanul lefutott a csomag, ami jó arány, 3% hiba teljesen elfogadható, ráadásul végül ott is meg lett oldva a probléma.
A vezetőség persze a fentebb említett problémákból megint semmit nem fog látni, mert a helyi IT meg fogja oldani azokat, ugyanis Office nélkül nem lehet dolgozni, de ez ugye nem az ITS érdeme lesz. Maximum papíron.